Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочные расходы – проводки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Документальное оформление представительских расходов
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:
- по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
- по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.
Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.
Вот примеры проводок:
- Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
- Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
- Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.
Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.
В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).
Принцип разумности при учете представительских расходов
При оформлении представительских расходов необходимо учитывать принцип разумности учета таких затрат в целях расчета налога на прибыль.
К примеру, если деловые встречи проводятся поздно вечером в ресторанах, в чеки включено большое количество спиртных напитков, в отчете по представительским расходам обозначена общая формулировка целей и результатов встречи, у налоговиков могут возникнуть определенные подозрения.
Они будут касаться того, что за представительскими расходами компания пытается скрыть затраты на личный досуг руководителя, хотя вроде все формальности соблюдены: расходы оформлены документально, есть отчет о представительских расходах с указанием целей и результатов мероприятия, алкоголь можно учитывать в расходах.
Иногда споры возникают из-за проведения переговоров не на территории РФ, а на заграничных курортах. Формально место проведения мероприятия не ограничено территорией России, наоборот, в налоговом законодательстве сказано — «независимо от места проведения мероприятий». Однако риск того, что налоговики начнут детально разбираться в ситуации, все же есть.
В подобных случаях у налогоплательщиков могут возникать налоговые риски, поскольку с большой долей вероятности ИФНС признает указанные представительские расходы необоснованными. И в этой ситуации имеются риски не только по налогу на прибыль, но также по НДФЛ и страховым взносам.
Практика судебных разбирательств показывает, что иногда суды принимают сторону налогоплательщиков, однако не все хозяйствующие субъекты готовы отправляться в суд для разрешения конфликтной ситуации с налоговой инспекцией. Кроме того, некоторые компании и вовсе не учитывают сомнительные расходы в качестве представительских, хотя и могли это сделать, а потому фактически увеличивают базу для расчета налога на прибыль, повышают свою налоговую нагрузку и дарят деньги в бюджет.
Для уменьшения налоговых рисков необходимо делать следующее:
- оформлять протоколы деловых встреч, в которых подробным образом расписывать все моменты по целям переговоров и достигнутым результатам;
- формировать списки приглашенных лиц, а также наименования компаний, принимающих участие в официальном мероприятии;
- проверять соответствие количества человек, указанных в договоре на организацию деловой встречи, фактическому числу участников мероприятия (этот момент особенно важен при ресторанном обслуживании, в котором указывается число обслуживаемых лиц);
- контролировать оформляемые документы, чтобы в них не включалась информация о проведении развлекательных мероприятий, к примеру, избегать слов концерт, бассейн, артисты, баня, экскурсия и т.д.
Ответы на вопросы: подтверждение командировочных расходов
Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми.
Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по такое-то число», а в графе «Сумма расхода» — сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать насчет суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также приказ о направлении в командировку и проездные документы.
Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во внимание наличие этого норматива, в авансовом отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.
Перенос НДС на более поздние периоды.
По общему правилу, действующему с 2015 года, компания вправе заявить налоговые вычеты, указанные в п. 2 ст. 171 НК РФ, в пределах трех лет после принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав или товаров, ввезенных ею на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией. Таким образом, начиная с 2015 года компании вправе самостоятельно выбирать период, в котором можно заявить вычет.
А можно ли осуществить перенос НДС на более поздний период по командировочным и представительским расходам? Ведь данные вычеты поименованы в п. 7 ст. 171 НК РФ, а не в п. 2 ст. 171 НК РФ.
Как видится, последняя из представленных (п. 2 ст. 171 НК РФ) является общей нормой, а в первой (п. 7 ст. 171 НК РФ) установлены особенности для отдельных видов вычетов. Поэтому вычеты можно использовать в пределах трех лет с момента принятия командировочных и представительских расходов.
Однако налоговики, отвечая на вопрос о возможном переносе вычетов по командировочным расходам, отметили, что права заявлять вычеты в течение трех лет у компании нет. В связи с этим такие вычеты следует осуществлять в том периоде, в котором у компании возникло право на них. Налоговики подчеркнули, что в подобной ситуации компания может подать уточненную декларацию в течение трех лет после окончания налогового периода, в котором возникло право на вычет (Письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).
Несмотря на то, что речь в письме идет о командировочных расходах, вывод налоговиков можно распространить и на иные вычеты, не приведенные в п. 2 ст. 171 НК РФ.
Но с таким формальным подходом налоговиков нельзя согласиться. Если речь идет об иных видах вычетов, не подпадающих под действие п. 2 ст. 171 НК РФ, на них можно распространить порядок, применявшийся до вступления в силу п. 1.1 ст. 172 НК РФ, с учетом п. 2 ст. 173 НК РФ и п. 27 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33. Как отмечено в Пленуме ВАС, вычеты НДС, по которым соблюдены все условия, могут быть отражены компанией в декларации за любой налоговый период в пределах трех лет с момента окончания периода, в котором возникло право на уменьшение НДС.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Влияние нормирования суточных и расходов на полевое довольствие на исчисление и уплату НДФЛ и ЕСН Налог на доходы физических лиц
До недавнего времени при налогообложении сумм компенсационных выплат, превышающих нормы, установленные гл. 25 НК РФ, налоговые органы руководствовались Письмом МНС России от 17.02.2004 N 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». Их основное требование заключалось в том, что суммы суточных, выплаченные сверх нормы, установленной законодательством, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. И нужно сказать, что «налоговики» долгое время пользовались положениями указанного Письма весьма успешно, привязывая нормирование по НДФЛ к нормам суточных, установленных:
- Постановлением N 93;
- Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление N 729).
Согласно указанным Постановлениям нормы суточных за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации составляют 100 руб. Однако Постановление N 93, в котором сказано, что суточные для коммерческих организаций составляют 100 руб. в день, применяется только при расчете налога на прибыль. А Постановлением N 729 для бюджетных учреждений установлен размер суточных, которые возмещает бюджет. При этом за счет экономии средств бюджетные учреждения могут выплачивать командированным работникам больше 100 руб. Специальных норм командировочных расходов, применяемых в целях расчета налога на доходы физических лиц, не существует. Поэтому применение норм, установленных указанными Постановлениями в отношении НДФЛ, довольно часто становилось предметом спора между фискальными органами и налогоплательщиками.
Окончательную точку в этих спорах установил Высший Арбитражный Суд (далее — ВАС) РФ, который своим Решением от 26.01.2005 N 16141/04 «О признании недействующим Письма МНС России от 17 февраля 2004 года N 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками» признал недействующим Письмо МНС России от 17.02.2004 N 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». В связи с чем Федеральной налоговой службе (далее — ФНС) ничего не оставалось, как отменить этот документ. Об этом налоговики сообщили в Письме ФНС России от 11.04.2005 N ГИ-6-04/281@ «Об отзыве Письма МНС России от 17.02.2004 N 04-2-06/127».
Вроде бы все хорошо, и налогоплательщики, уповая на Решение ВАС, не должны исчислять НДФЛ с суточных, выплачиваемых выше установленных норм. Однако на пользу ли это Решение налогоплательщикам и налоговым агентам? Как следует из Решения ВАС РФ, норм в целях применения п. 3 ст. 217 НК РФ не установлено. ТК РФ лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения. А раз нормы не установлены, то существует риск признания налоговыми органами того, что вся сумма суточных и целевых расходов по найму жилого помещения, не подтвержденных документально, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.
Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.
ВАЖНО!
Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.
В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».
Понятие и состав представительских расходов
Под представительскими расходами понимают расходы на обслуживание и официальные приемы представителей других организаций (действующих и потенциальны деловых партнеров). Целью проведения подобных мероприятий является проведения переговоров для установления и поддержания взаимного сотрудничества.
В бухгалтерском учете расходы могут быть отнесены к представительским, если:
- организацией был проведен официальный прием для представителей других компаний, в результате чего организацией были понесены расходы;
- предприятие понесло транспортные расходы в связи с организацией представительской встречи;
- в перечень расходов на проведение мероприятия включены затраты на буфетное обслуживание (шведский стол, выездной банкет и прочее);
- организацией была проведена официальная встреча с представителями иностранной компании, в связи с чем был нанят переводчик.
Важно знать, что при проведении официальных встреч организация не может компенсировать деловыми партнерами расходы, понесенные ими на проживание, оформление виз (для представителей компаний-нерезидентов), а также передавать в виде сувенира продукцию собственного производства.
Представительские расходы относятся к проведению деловых встреч, переговоров и заседаний руководящих органов компании. В НК РФ установлен их перечень для расчета налога на прибыль и норма – 4% от фонда оплаты труда. При использовании специальных налоговых режимов представительские расходы списать нельзя.
Некоторые формулировки НК РФ в этой области допускают неоднозначное толкование, поэтому по поводу представительских расходов у бизнесменов часто возникают споры с налоговиками.
НДС по представительским расходам можно взять к вычету только в той части, которая была принята для расчета налога на прибыль.
В бухгалтерском учете списание представительских расходов не ограничено. Поэтому у компаний, которые применяют ПБУ 18/02, могут возникать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом.
Нормы по представительским расходам
Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.
Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).
Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.
Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).
В 1 квартале 2021 года компания провела переговоры с деловыми партнерами и потратила на них 100 тыс. руб. без учета НДС. ФОТ организации за 1 квартал составил 1,5 млн руб. Поэтому в 1 квартале компания смогла списать на расходы для налога на прибыль только часть затрат на переговоры в сумме:
З = 1,5 млн руб. х 4% = 60 тыс. руб.
Во втором квартале представительских расходов у организации не было. ФОТ компании за полугодие составил 3,5 млн руб. Норматив 4% от этой суммы превысил расходы на переговоры в 1 квартале:
Н = 3,5 млн руб. х 4% = 140 тыс. руб.
Поэтому по итогам полугодия компания смогла списать на расходы по налогу на прибыль все 100 тыс. руб., затраченные на переговоры в 1 квартале.