Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налоговый учет представительских расходов в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Порядок учета представительских расходов
В представительские расходы включают следующие виды затрат:
- По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
- Трансфер до места приема и обратно.
- На буфет.
- По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.
Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:
- По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
- Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
- На проживание и размещение гостей.
Можно ли учитывать представительские расходы, если встреча оказалась безрезультатной?
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В арбитражной практике есть примеры, где судьи соглашаются с тем, что могут относиться к представительским расходам затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых соглашения не были подписаны (см., например, постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18, ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 по делу № А07-6263/08). Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО от 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).
В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.
Документальное подтверждение представительских расходов
Хотя закон требует официально обосновывать затраты, конкретных указаний на документы для подтверждения таких расходов нет. Предоставить доказательства бизнес обязан, но какие именно — зависит от ситуации.
Что насчет «физиков»?
Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.
В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно Письмам МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.
Какие расходы относятся к представительским
Итак, к представительским расходам разрешено отнести затраты, связанные с:
- Официальным приемом (например, завтрак, обед, ужин) представителей организаций-партнеров при участии представителей организации. Отметим, что гостей можно повести в ресторан (кафе) или закупить продукты и приготовить угощение самостоятельно.
- Транспортным обеспечением мероприятия — доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно. Если партнеры компании приезжают из другого города, в составе представительских расходов можно учесть их доставку до места проведения встречи из гостиницы.
- Буфетным и кейтеринговым обслуживанием деловых партнеров и представителей самой компании во время переговоров.
- Услугами сторонних (нештатных) переводчиков. В данный подвид представительских расходов включается перевод иностранной речи участников мероприятия, а также перевод печатных текстов.
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Программа мероприятия
Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.
Данный источник может включать:
- наименование (например, «Программа делового завтрака»);
- формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
- дату или период, место проведения мероприятия;
- перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
- перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
- Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.
Образец приказа на представительские расходы предприятия
Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.
Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:
- реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
- преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
- распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
- подпись руководителя.
Место трат в налоговом учете
Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.
Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.
Учет представительских расходов в бухгалтерии
В отличие от налогового, в бухгалтерском учете траты на представительство не имеют отдельной статьи отражения. Их относят:
- на отчисления на амортизацию;
- материальные затраты;
- на оплату труда;
- социальные выплаты;
- прочие расходы.
В П. 8 ПБУ 10/99 указывается, что предприятие самостоятельно распределяет траты на внутреннем учете. Чаще всего их относят к прочим, на промышленных предприятиях это счет 26, а на торговых — 44.
Покажем, как оформить представительские расходы. Пример бухгалтерской проводки при списании сумм на услуги.
| Дебет | Кредит |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
В составе представительских расходов можно учесть лишь определенные типы затрат (п. 2 ст. 264 НК РФ):
- официальный прием представителей контрагентов должностными лицами организации (затраты на ресторан, приобретение продуктов и приготовление угощения силами встречающей организации);
- доставка представителей контрагентов и лиц, представляющих принимающую организацию к месту проведения встречи и обратно (в пределах населенного пункта);
- буфетное обслуживание представителей деловых партнеров и своих официальных лиц во время переговоров (оплата услуг общепита или организация кофе-пауз силами принимающей организации);
- оплата услуг привлеченных переводчиков.
Специально для читателей мы подготовили образец 2021 отчета о представительских расходах. Скачать документ можно по прямой ссылке на сайте.
Сразу скажем, что никакого конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения подобных расходов действующее законодательство не устанавливает. Никакого упоминания об этом в Налоговом кодексе нет (п. 2 ст. 264 НК РФ).
По мнению чиновников, подтвердить понесенные затраты можно с помощью отчета о представительских расходах (можно в конце статьи). Этот документ и авансовый отчет, с приложенными к ним первичными документами, помогут компании подтвердить правомерность уменьшения налоговой базы (письма Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288, ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852).
С годами чиновники смягчили требования к документальному оформлению представительских расходов. Раньше кроме отчета о представительских расходах на корпоратив, например, они требовали от компании подтверждать экономическую обоснованность, составляя (письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):
- смету представительских расходов, утвержденную протоколом общего собрания участников на конкретный период времени;
- приказ директора о расходах;
- отчет о проведении представительских мероприятий;
- акт об осуществлении представительских расходов.
Когда название мероприятия не играет роли
Вот еще один пример, когда налогоплательщику удалось доказать в суде свою правоту.
Компания заключила договор, по условиям которого исполнитель принимает на себя обязательства по предоставлению помещения для проведения банкета 29 декабря 2011 г., оказанию услуг общественного питания и ресторанного обслуживания. Согласно договору и приложению к нему услуги ресторанного обслуживания оказаны для 140 человек.
Исполнитель оказал услугу общественного питания по согласованному с компанией плану-меню. По факту оказания услуг был составлен акт приемки услуг.
ИФНС в рамках встречной проверки (ст. 93.1 НК РФ) запросила у исполнителя документы по взаимоотношениям с проверяемой компанией. В результате были установлены существенные отличия в представленных договорах, а именно: в допсоглашении мероприятие было названо новогодним корпоративным вечером.
В качестве свидетеля налоговики привлекли работника компании, который сообщил, что перед Новым годом в компанию приезжают представители различных организаций, в течение дня посещают производство, а вечером проводится банкет, на котором руководство озвучивает результаты работы, после чего идут увеселительные мероприятия.
Между тем представленные компанией отчеты свидетельствуют о том, что были проведены встречи с представителями, ознакомление с производством, демонстрация нового оборудования и сырья, ознакомление с условиями хранения (осмотр помещений) сырья и готовой продукции, переговоры о приобретении контрагентами продукции, обсуждение сроков изготовления, отгрузки, стоимости продукции и т.п. В результате были установлены партнерские отношения и заключены договоры на следующий календарный год.
Такие официальные встречи традиционно приурочиваются к Новому году. При этом на официальных мероприятиях присутствуют не все сотрудники компании, а только те, кто связан с производством и реализацией выпускаемой продукции. Суд посчитал, что сам по себе факт наличия в дополнительных соглашениях к договору наименования мероприятия «новогодний корпоративный вечер» не свидетельствует о проведении вечера, состоящего исключительно из развлекательных мероприятий, и отклонил довод ИФНС, что спорные расходы не могут быть признаны представительскими (решение АС Ярославской области от 22.04.2016 № А82-15075/2015).
Спорные ситуации по представительским расходам
Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.
Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.
В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).
Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.